Jeden Tag suchen wir auf der Arbeit nach Infos. Egal ob im Mail-Postfach, bei MS-Teams oder in Ordnern auf dem Netzlaufwerk – das Vorgehen ist dabei meistens gleich: Entweder geben wir Schlagworte in ein Suchfeld, wir klicken uns durch eine Baumstruktur oder wir fragen nach Hilfe. Diese drei Suchwege haben eins gemeinsam, wir müssen uns selbst auf den Weg machen die Info zu finden. Schauen wir uns doch einmal an, was das im Detail bedeutet.
Schlagwort(e) in ein Suchfeld eingeben
In den letzten Jahren haben Enterprise Search Systeme enorme Fortschritte gemacht, wodurch die einfache Suche über verschiedenen Datenquellen, die automatische Vervollständigung von Suchanfragen oder die Synonymsuche zum Standard geworden sind. Über solche Suchfelder können wir sehr schnell genau das finden, was wir gerade benötigen. Damit das gelingt, muss jedoch eine wichtige Voraussetzung erfüllt sein: Wir sollten ziemlich genau wissen, wonach wir eigentlich suchen. Suchfelder funktionieren besonders dann gut, wenn man etwa eine Datei oder eine E-Mail bereits kennt und sich an ihren Namen oder ihren Absender erinnert. Oftmals ist dies aber nicht der Fall. Dann liefert unsere Suche entweder gar keine Treffer oder wir können zwischen den unzähligen Treffern nicht den richtigen identifizieren. Noch nicht bekannte Inhalte werden so kaum gefunden, obwohl sie in dem Kontext einer Suche wichtig wären.
Navigation durch eine Baumstruktur
Wir kennen Sie aus dem Intranet, dem Netzlaufwerk oder in unseren anderen Tools: die Navigation durch eine Baumstruktur. Dabei gehen wir von der thematisch höheren Ebene aus durch die Unterkategorien, bis wir die gewünschte Datei oder Webseite gefunden haben. Baumstrukturen funktionieren für uns dann besonders gut, wenn wir sie selbst angelegt haben, gut kennen oder zumindest nachvollziehen können. Im eigenen Team mag das funktionieren. Sobald jedoch Informationen aus den Ablagesystemen anderer Teams benötigt werden, führt das zu einer langen Klickreihe durch Ordner, um am Ende doch nicht das Richtige zu finden.
Kollegin oder Kollegen nach Hilfe fragen
Um unsere täglichen Aufgaben zu lösen, sind wir immer wieder auf das Nachfragen bei anderen Wissensträgern angewiesen. Oftmals geht das schneller und ist zielführender, als selbst auf die Suche zu gehen. Dabei wird jedoch unterschätzt, dass die befragte Person durch jede kurze Frage aus dem Flow gebracht wird. Da das Wissen dabei nicht digital gespeichert wird, muss die gleiche Frage anschließend auch anderen Kolleginnen und Kollegen erneut beantwortet werden. Darüber hinaus wird die schnelle Rückfrage über den Schreibtisch durch die zunehmend hybride Arbeitsweise erschwert oder in eine lange Liste von zu beantwortenden MS-Teams Nachrichten verwandelt.
Wie wir Dinge finden (und nicht suchen)
Wie schaffen wir es also, die Menschen genau im richtigen Moment mit den richtigen Infos zu versorgen? Ganz einfach: Die Info muss zum Menschen kommen und nicht umgekehrt. Wie genau das funktionieren kann und wie wichtig eine kontextbasierte Suche dabei ist, könnt ihr in unserem kostenlosen White Paper erfahren.
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