Die Zukunft von Wissensmanagement? Kontextbezogen!

Wer gute Geschäftsprozesse möchte, der braucht auch ein gutes Wissensmanagement. In der Tat ist ein zuverlässiges, kontextbezogenes Wissensmanagementsystem das Rückgrat und die Zukunft eines robusten digitalen Arbeitsplatzes. Doch was bedeutet kontextbezogen überhaupt?

Stell dir vor, du bist seit 4h am Wandern. Es ist 12 Uhr mittags, es sind 30 Grad, klarer Himmel und kein schattiges Plätzchen in Sicht. So langsam wirst du richtig hungrig. Du kommst an die nächste Abzweigung und siehst ein Schild “Berghütte Panoramablick, 500m, Öffnungszeiten 10-18 Uhr”. 20 Minuten später erfreust du dich an einem leckeren Kaiserschmarrn und einem kalten Getränk. Dieses kleine Schild war im richtigen Moment am richtigen Ort und hat dir damit eine Menge Sucharbeit erspart.

Ähnlich einfach sollte es auch an unserem Arbeitsplatz funktionieren. Ermöglichen können wir das mit Hilfe eines kontextbezogenes Wissensmanagementsystems. Damit können wir Mitarbeitenden relevante und personalisierte Informationen liefern, genau dann, wenn sie diese benötigen. Nehmen wir an, eine Mitarbeitende benötigt die internen Vorgaben für Geschäftsreisen. Anstatt in den Tiefen des Sharepoints zu suchen, sollte sie die relevanten Informationen in der richtigen Form und zum richtigen Zeitpunkt erhalten: Wenn sie einen Zug auf  db.de, ein Auto bei hertz.de oder ein Hotel bei booking.com bucht.

Werfen wir also einen Blick auf die drei wichtigsten Merkmale, auf die es bei einem kontextbezogenen Wissensmanagementsystem ankommt.

    1. Personalisierte Bereitsstellung von Inhalten

Der unendliche Wissensschatz in einem Unternehmen ist von enormem Wert. Von zentraler Bedeutung ist jedoch, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen - je nach Standort, Rolle, Interessen, Team usw. einer Mitarbeitenden. In einer sich schnell entwickelnden Unternehmenslandschaft ist es von entscheidend, dass Wissen dynamisch durch das Unternehmen fließt und die Informationen in vollem Umfang genutzt werden. Nur so kann die Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichergestellt werden.

Eine kontextbezogene Bereitstellung kann dabei sicherstellen, dass, die richtigen Infos, Dokumente und Ankündigungen den Mitarbeitenden auf der Grundlage ihrer Rolle, Aufgabe und Standort bereitstehen.

    2. Bereitstellung unabhängig vom Ablageort

Ein kontextbezogenes Wissensmanagementsystem ist in der Lage, eine einheitliche und konsistente Bereitstellung von Informationen über alle Kommunikationskanäle hinweg zu leisten. Dabei ist es egal ob es sich um das Intranet, den Teams-Channel oder ein YouTube-Video handelt.

Ein kontextbezogenes Wissensmanagementsystem ermöglicht die Trennung von Information und Bereitstellungskanal. Dadurch können Unternehmen den Wartungsaufwand reduzieren, indem sie eine einzige Wissensquelle für alle Kanäle beibehalten und die Inhalte für die verschiedenen Kanäle unterschiedlich formatieren.

    3. Finden statt suchen

Von der Google-Suche bis ChatGPT: Wollen wir Inhalte finden, müssen wir einen Text eingeben und die Antwort abwarten. Das Problem dabei ist, dass wir Wissen müssen, dass eine Datei überhaupt existiert, sonst suchen wir gar nicht erst. Außerdem ist es oftmals notwendig, dass wir Wissen müssen, wie eine Datei benannt wurde. Ist das nicht der Fall finden wir keine oder die falschen Inhalte

Ein kontextbezogenes Wissensmanagementsystem stellt diesen Ansatz in Frage, in dem es Informationen proaktiv im Bedarfsmoment bereitstellt - ohne dass danach gesucht werden muss. Dies könnte beispielsweise damit umgesetzt werden, dass auf Knopfdruck der aktuelle Arbeitskontext eines Mitarbeitenden erfasst, mit den Wissensquellen abgeglichen und der passende Inhalt bereitgestellt wird.

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